De situatie
Praxiq is gemaakt door ISO-specialisten voor kleine ondernemers die hun kwaliteits- of milieusysteem op orde willen krijgen en houden, zonder dik handboek en zonder vakjargon.
Het portaal heette toen nog ISO Portal Online. Klanten hielden er al jaren hun kwaliteitssysteem in bij, hoofdstuk voor hoofdstuk. Het draaide op een WordPress-site met een zelfgebouwd thema, en elke wijziging was een verbouwing. ISO 14001 toevoegen naast ISO 9001 was eigenlijk niet te doen. Aanmelden en betalen liep via losse plug-ins, en een deel van het werk daaromheen gebeurde met de hand.
Het portaal
We bouwden het portaal opnieuw, met alles wat het al kon en een eenvoudiger manier van werken. Een webapp op maat, geen stapel plug-ins.
Ingedeeld zoals de norm. De hoofdstukken volgen de nummering van ISO, gegroepeerd in plan, do, check en act. Scope, SWOT, stakeholders, wetgeving, risico's, doelen, interne audit en directiebeoordeling hebben elk een eigen formulier en een nette leesweergave.
ISO 9001 en ISO 14001 naast elkaar. Een bedrijf kiest een norm of allebei, en wisselt in het portaal met één klik tussen de twee. Een nieuwe norm is nu een uitbreiding, geen nieuw systeem.
Een startpagina die meedenkt. Het dashboard laat zien hoeveel onderdelen klaar zijn, welke deadlines eraan komen en welke paragrafen al maanden niet zijn bijgewerkt. Zo staat een ondernemer niet voor verrassingen als de externe audit nadert.
Versies per jaar. Een document van vorig jaar gaat naar het archief als het nieuwe klaar is, zodat altijd te zien is wat er veranderde.
Handboek en bibliotheek. Het handboek staat in het portaal en gaat als pdf naar de printer. Eigen bestanden staan in een afgeschermde bibliotheek per bedrijf.
Inloggen met een code. Geen wachtwoord om te vergeten: je vult je e-mailadres in en krijgt een code. Collega's krijgen elk een eigen account binnen hetzelfde bedrijf.
Aanmelden en betalen
Een nieuwe klant meldt zich online aan, kiest de norm en een maand- of jaarabonnement en betaalt via automatische incasso. Het portaal staat daarna meteen klaar, zonder dat iemand iets hoeft te doen.
De prijs hangt af van de norm: één norm of allebei. Jaarklanten krijgen voor de verlenging een mail, en op een aparte pagina staat in gewone taal hoe de incasso werkt en hoe je opzegt.
De verhuizing
De klanten gingen mee met alles erop en eraan: hun documenten, bestanden, collega's en lopende abonnementen. We oefenden de overstap eerst op een kopie, zodat de echte overstap in één keer goed ging. Klanten kregen vooraf een mail met wat er beter wordt en wanneer.
Tegelijk kreeg het portaal zijn nieuwe naam, Praxiq, op hetzelfde adres.
Gevonden worden
- De kennisbank verhuisde mee. De artikelen staan in de nieuwe site en de oude adressen van de categorieën werken nog, zodat links uit zoekresultaten en oude mails niet op een foutmelding eindigen.
- Elke pagina vertelt Google wat hij is. Het bedrijf, de software per norm en de artikelen worden beschreven zoals zoekmachines dat willen lezen.
- Sitemaps per soort. Pagina's, kennisbank en juridische pagina's hebben elk een eigen sitemap, zodat nieuwe artikelen snel worden opgepikt.
- Een previewafbeelding. Gedeelde links tonen het merk in plaats van een leeg vlak.
Wat er voor hen veranderde
Het portaal is weer iets waar ze op kunnen bouwen: ISO 14001 kwam erbij zonder verbouwing, en wat ze nu bedenken past erin. Nieuwe klanten melden zich aan en betalen zonder dat iemand iets met de hand hoeft te doen. En bestaande klanten logden na de overstap gewoon in en vonden hun werk terug.
Hetzelfde team biedt ook interne audits aan. Daarvoor bouwden we audituitbesteden.nl.
Wat we blijven doen
Hosting, updates en back-ups, SEO-opvolging op de kennisbank en de normpagina's, en het portaal blijft groeien met wat de specialisten en hun klanten nodig hebben.
Bekijk de siteisoportalonline.nl
