La situación
Praxiq lo hacen especialistas en ISO para pequeños empresarios que quieren poner en orden su sistema de calidad o de medio ambiente, y mantenerlo así, sin un manual enorme y sin jerga.
Entonces el portal todavía se llamaba ISO Portal Online. Los clientes llevaban años gestionando ahí su sistema de calidad, capítulo a capítulo. Funcionaba sobre una web WordPress con un tema hecho a medida, y cada cambio era una obra. Añadir ISO 14001 junto a ISO 9001 era prácticamente imposible. El alta y el pago iban por plugins sueltos, y parte del trabajo alrededor se hacía a mano.
El portal
Reconstruimos el portal con todo lo que ya hacía y una forma de trabajar más sencilla. Una aplicación web a medida, no un montón de plugins.
Ordenado como la norma. Los capítulos siguen la numeración de ISO, agrupados en planificar, hacer, verificar y actuar. Alcance, DAFO, partes interesadas, legislación, riesgos, objetivos, auditoría interna y revisión por la dirección tienen cada uno su propio formulario y una vista de lectura limpia.
ISO 9001 e ISO 14001, una al lado de la otra. Una empresa elige una norma o las dos, y en el portal cambia entre ellas con un clic. Una norma nueva es ahora una ampliación, no un sistema nuevo.
Una página de inicio que piensa por ti. El panel muestra cuántas partes están hechas, qué plazos se acercan y qué apartados llevan meses sin actualizarse. Así nadie se lleva sorpresas cuando llega la auditoría externa.
Versiones por año. El documento del año pasado pasa al archivo cuando el nuevo está listo, así siempre se ve qué cambió.
Manual y biblioteca. El manual de calidad está en el portal y se imprime en PDF. Los archivos propios de cada empresa están en una biblioteca privada.
Acceso con un código. Sin contraseña que olvidar: escribes tu correo y recibes un código. Cada compañero tiene su propia cuenta dentro de la misma empresa.
Alta y pago
Un cliente nuevo se da de alta online, elige la norma y una suscripción mensual o anual, y paga por domiciliación bancaria. El portal queda listo al momento, sin que nadie tenga que hacer nada.
El precio depende de la norma: una o las dos. Los clientes anuales reciben un correo antes de la renovación, y una página aparte explica con palabras sencillas cómo funciona la domiciliación y cómo darse de baja.
El traslado
Los clientes pasaron con todo: sus documentos, archivos, compañeros y suscripciones en curso. Ensayamos el cambio primero en una copia, para que el de verdad saliera bien a la primera. Los clientes recibieron antes un correo con qué iba a mejorar y cuándo.
A la vez el portal estrenó su nuevo nombre, Praxiq, en la misma dirección.
Que te encuentren
- La base de conocimiento también se trasladó. Los artículos están en la web nueva y las direcciones antiguas de las categorías siguen funcionando, así que los enlaces desde buscadores y correos antiguos no acaban en una página de error.
- Cada página le dice a Google qué es. La empresa, el software de cada norma y los artículos se describen como los buscadores quieren leerlos.
- Sitemaps por tipo. Las páginas, la base de conocimiento y las páginas legales tienen cada una su sitemap, así los artículos nuevos se indexan rápido.
- Una imagen de vista previa. Los enlaces compartidos muestran la marca en lugar de un recuadro vacío.
Qué cambió para ellos
El portal vuelve a ser algo sobre lo que pueden construir: ISO 14001 entró sin obras, y lo que se les ocurra después también cabe. Los clientes nuevos se dan de alta y pagan sin que nadie haga nada a mano. Y los clientes que ya tenían entraron tras el cambio y encontraron su trabajo donde lo dejaron.
El mismo equipo ofrece también auditorías internas. Para eso construimos audituitbesteden.nl.
Lo que seguimos haciendo
Alojamiento, actualizaciones y copias de seguridad, seguimiento SEO de la base de conocimiento y las páginas de cada norma, y el portal sigue creciendo con lo que necesitan los especialistas y sus clientes.
Ver la webisoportalonline.nl
