De meeste bedrijven in Spanje factureren elkaar nog met een pdf per mail. Daar komt een eind aan. Onder de wet Crea y Crece moet elke factuur tussen ondernemers een gestructureerde elektronische factuur zijn: een bestand dat software leest, geen document dat een mens leest.
Anders dan bij Verifactu staan deze data niet ter discussie. Ze staan in de BOE, het Spaanse staatsblad. In dit artikel lees je wat de regels vragen, wanneer het voor jou geldt en wat je nu al kunt doen.
Dit is geen juridisch of fiscaal advies, en we zijn geen gestor. Het is de praktische uitleg die we klanten geven, met de officiële bron bij elk punt. Voor jouw eigen situatie vraag je het je gestor.
Wat is de verplichte e-factuur?
De plicht komt uit Ley 18/2022 ("Crea y Crece") en is uitgewerkt in Real Decreto 238/2026, gepubliceerd in de BOE op 31 maart 2026. Het doel van de wet is wanbetaling tegengaan: als elke factuur en elke betaling door een systeem gaat, zie je wie te laat betaalt.
In de praktijk betekent het drie dingen:
- Je stuurt facturen aan andere bedrijven als gestructureerd bestand, niet als pdf.
- Je klant meldt of hij de factuur accepteert of afwijst, en wanneer hij betaald heeft.
- Alles loopt via een publieke oplossing van de Agencia Tributaria, of komt daar in kopie terecht.
Voor wie geldt het?
De plicht geldt voor facturen van ondernemers en zzp'ers aan andere ondernemers met hun zetel, vaste inrichting of woonplaats in Spanje (artikel 3.1). Dus: B2B. Autónomos inbegrepen.
Niet inbegrepen:
- Facturen aan consumenten (B2C).
- Vereenvoudigde facturen (kassabonnen), behalve de facturas simplificadas cualificadas (artikel 4.1).
- Een paar specifieke sectoren, zoals spelers op de gereguleerde elektriciteits- en gasmarkt.
Wanneer? De data liggen vast
De termijnen in Real Decreto 238/2026 lopen vanaf de inwerkingtreding van de ministeriële regeling voor de publieke oplossing. Die regeling, Orden HAC/1028/2026, verscheen op 5 oktober 2026 en geldt sinds 6 oktober 2026. Dus:
- Omzet boven 8 miljoen euro in het voorgaande jaar: vanaf 6 oktober 2027.
- Alle anderen, ook autónomos en de meeste mkb-bedrijven: vanaf 6 oktober 2028.
Twee overgangsregels maken het iets makkelijker:
- Grote bedrijven sturen in hun eerste twaalf maanden een leesbare pdf mee met de e-factuur, tenzij de klant alleen het elektronische formaat accepteert.
- Voor autónomos en andere natuurlijke personen met een omzet tot 8 miljoen euro is het melden van de status van facturen (geaccepteerd, afgewezen, betaald) nog twaalf maanden na hun eigen datum vrijwillig. Volgens onze telling betekent dat tot oktober 2029.
Niet hetzelfde als Verifactu. Verifactu gaat over hoe je software facturen vastlegt en doorgeeft aan de Agencia Tributaria. De e-factuur gaat over het formaat waarin je facturen naar je klant stuurt. Hacienda heeft aangekondigd Verifactu naar oktober 2028 te willen schuiven zodat beide samenvallen, maar dat is alleen een aankondiging. De data van de e-factuur hierboven zijn al wet. Meer in Verifactu uitgesteld tot oktober 2028?
Wat telt als e-factuur?
Geen pdf, en ook geen ingescande papieren factuur. Artikel 7.1 vraagt om een gestructureerd bericht volgens het Europese semantische model EN 16931, in een van deze vier formaten:
- UBL
- CII
- EDIFACT
- Facturae, het Spaanse formaat dat al wordt gebruikt voor facturen aan de overheid
Die bestanden hoef je niet zelf te maken. Je factuursoftware maakt ze. De vraag is of je software dat kan.
Publieke oplossing of privéplatform
Er zijn twee routes, en je kunt ze combineren:
- De publieke oplossing van de Agencia Tributaria. Die is gratis (artikel 11.10) en dient ook als archief van facturen. Heeft je klant niet afgesproken facturen via een privéplatform te ontvangen, dan is de publieke oplossing de standaard (artikel 6.1).
- Een privéplatform, zoals de e-factuurdienst in je factuursoftware. Facturen via een privéplatform krijgen een geavanceerde elektronische handtekening, en het platform stuurt tegelijk een kopie in UBL naar de publieke oplossing (artikelen 6.2 en 7.3).
De wet verplicht dat de publieke oplossing minstens twee maanden vóór de eerste datum beschikbaar is.
De vierdagenregel
Dit deel verandert het dagelijkse werk het meest. Wie een factuur ontvangt, moet melden:
- of hij die accepteert of afwijst, met de datum;
- wanneer hij die volledig betaald heeft, met de werkelijke betaaldatum.
De termijn is vier kalenderdagen, zaterdagen, zondagen en nationale feestdagen niet meegerekend (artikelen 10.3 en 12.3). Komt er geen afwijzing, dan geldt de factuur als geaccepteerd. Het gaat dus niet alleen om versturen: ook je administratie van inkomende facturen en betalingen moet bijblijven.
- Je kent je datum: 6 oktober 2027 (boven 8 miljoen) of 6 oktober 2028 (de rest)
- Je factuursoftware verstuurt e-facturen in een van de vier formaten, of heeft daar een datum voor
- Je weet of je de publieke oplossing gebruikt, een privéplatform of beide
- Je klantgegevens zijn compleet: NIF, officiële naam en adres van elke zakelijke klant
- Iemand in je team verwerkt inkomende facturen en betaaldata binnen vier werkdagen
- Je hebt het met je gestor besproken, samen met Verifactu
Wat je nu doet
Je hebt een jaar (grote bedrijven) of twee (de rest). Dat klinkt ruim, maar overstappen op andere factuursoftware, je klantgegevens opschonen en je team nieuwe gewoontes leren kost tijd. En als het aangekondigde uitstel van Verifactu doorgaat, vallen beide veranderingen in dezelfde maand: oktober 2028. Het is verstandig ze samen aan te pakken.
Wij implementeren Holded als officiële Solution Partner, dus we zijn niet neutraal over software. Welk programma je ook gebruikt, stel je leverancier twee vragen: wanneer verstuurt en ontvangt het e-facturen in een van de vier formaten, en hoe gaat het om met de status van inkomende facturen?
Als je één ding onthoudt
- Vanaf 6 oktober 2027 (boven 8 miljoen) of 6 oktober 2028 (de rest) is een pdf geen factuur meer tussen bedrijven.
- Je software moet een gestructureerd bestand sturen: UBL, CII, EDIFACT of Facturae.
- Wie een factuur ontvangt, meldt acceptatie en betaling binnen vier werkdagen.
Wil je je facturatie in één keer overzetten naar software die klaar is voor de e-factuur én Verifactu? Plan het gesprek en we kijken wat je nu gebruikt en wat overstappen inhoudt.
Bronnen
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, B2B-e-factuur (BOE)
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publieke e-factuuroplossing (BOE-A-2026-20587)
- Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (BOE)
- Ministerio de Hacienda: nota informativa over Verifactu van 5 oktober 2026 (pdf, Spaans)
Bouwt websites en de systemen erachter voor kleine bedrijven in Spanje en Nederland. Schrijft op wat klanten twee keer vragen.
