Factura electrónica obligatoria entre empresas: a quién afecta, cuándo y por qué el PDF ya no sirve

La mayoría de las empresas en España todavía se facturan entre sí con un PDF por correo. Eso se acaba. Con la Ley Crea y Crece, cada factura entre empresarios y profesionales tendrá que ser una factura electrónica estructurada: un archivo que lee un programa, no un documento que lee una persona.

A diferencia de Verifactu, aquí las fechas no están en el aire. Están en el BOE. En este artículo te contamos qué exige la norma, cuándo te toca y qué hacer ya.

Esto no es asesoramiento legal ni fiscal, y no somos gestores. Es la orientación práctica que damos a nuestros clientes, con la fuente oficial de cada punto. Para tu caso concreto, consulta con tu gestor.

Qué es la factura electrónica obligatoria

La obligación nace de la Ley 18/2022 ("Crea y Crece") y la desarrolla el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. El objetivo de la ley es luchar contra la morosidad: si cada factura y cada pago pasan por un sistema, se ve quién paga tarde.

En la práctica significa tres cosas:

1. Envías tus facturas a otras empresas como archivo estructurado, no como PDF.
2. Tu cliente comunica si acepta o rechaza la factura y cuándo la ha pagado.
3. Todo pasa por una solución pública de la Agencia Tributaria, o se copia en ella.

A quién afecta

La obligación cubre las facturas de empresarios y profesionales a otros empresarios y profesionales con sede, establecimiento permanente o domicilio en España (artículo 3.1). Es decir: B2B. Autónomos incluidos.

Quedan fuera:

• Las facturas a consumidores (B2C).
• Las facturas simplificadas (tiques), salvo las facturas simplificadas cualificadas (artículo 4.1).
• Algunos sectores concretos, como los operadores de los mercados regulados de electricidad y gas.

Cuándo: las fechas están fijadas

Los plazos del Real Decreto 238/2026 cuentan desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regula la solución pública. Esa orden, la Orden HAC/1028/2026, se publicó el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor el 6 de octubre de 2026. Por tanto:

• Volumen de operaciones superior a 8 millones de euros el año anterior: desde el 6 de octubre de 2027.
• Todos los demás, autónomos y la mayoría de pymes incluidos: desde el 6 de octubre de 2028.

Dos reglas transitorias lo hacen algo más fácil:

• Las grandes empresas deben acompañar la factura electrónica de un PDF legible durante sus primeros doce meses, salvo que el cliente acepte solo el formato electrónico.
• Para autónomos y demás personas físicas con un volumen de hasta 8 millones de euros, informar del estado de las facturas (aceptada, rechazada, pagada) es voluntario durante doce meses más desde su propia fecha. Según nuestras cuentas, hasta octubre de 2029.

Qué cuenta como factura electrónica

Un PDF no, y una factura en papel escaneada tampoco. El artículo 7.1 exige un mensaje estructurado que siga el modelo semántico europeo EN 16931, en uno de estos cuatro formatos:

• UBL
• CII
• EDIFACT
• Facturae, el formato español que ya se usa para facturar a la Administración

No tienes que crear esos archivos tú. Los genera tu programa de facturación. La pregunta es si tu programa sabe hacerlo.

Solución pública o plataforma privada

Hay dos caminos, y puedes combinarlos:

• La solución pública de la Agencia Tributaria. Su uso es gratuito (artículo 11.10) y sirve también de repositorio de facturas. Si tu cliente no ha acordado recibir facturas por una plataforma privada, se entiende que usa la solución pública (artículo 6.1).
• Una plataforma privada, por ejemplo el servicio de factura electrónica de tu programa. Las facturas emitidas por una plataforma privada llevan firma electrónica avanzada, y la plataforma tiene que enviar al mismo tiempo una copia en UBL a la solución pública (artículos 6.2 y 7.3).

La norma obliga a que la solución pública esté disponible al menos dos meses antes de la primera fecha.

La regla de los cuatro días

Esta es la parte que más cambia el día a día. Quien recibe una factura tiene que comunicar:

• si la acepta o la rechaza, con la fecha;
• cuándo la ha pagado entera, con la fecha efectiva del pago.

El plazo es de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (artículos 10.3 y 12.3). Si no llega un rechazo, la factura se da por aceptada. Así que no basta con enviar: tu contabilidad también tiene que estar al día con las facturas recibidas y los pagos.

Qué hacer ya

Tienes un año (grandes empresas) o dos (el resto). Parece mucho, pero cambiar de programa de facturación, limpiar los datos de clientes y acostumbrar a tu equipo lleva su tiempo. Y si el aplazamiento anunciado de Verifactu sale adelante, los dos cambios llegan el mismo mes: octubre de 2028. Tiene sentido abordarlos juntos.

Implantamos Holded como Solution Partner oficial, así que no somos neutrales con el software. Uses el programa que uses, hazle dos preguntas a tu proveedor: ¿cuándo enviará y recibirá facturas electrónicas en uno de los cuatro formatos? ¿Y cómo gestiona los estados de las facturas recibidas?

¿Quieres pasar tu facturación a un programa preparado a la vez para la factura electrónica y Verifactu? Reserva la llamada y vemos qué usas ahora y qué supondría el cambio.

Fuentes

• Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, factura electrónica B2B (BOE)
• Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, solución pública de facturación electrónica (BOE-A-2026-20587)
• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (BOE)
• Ministerio de Hacienda: nota informativa sobre Verifactu del 5 de octubre de 2026 (PDF)

Noah WinkelmanSelva Digital

Construye webs y los sistemas que hay detrás para pequeños negocios de España y los Países Bajos. Deja por escrito lo que los clientes preguntan dos veces.