Implantamos Holded en pequeñas empresas de España como Solution Partner oficial. Cuando nos llama una empresa que lo configuró por su cuenta, casi nunca es porque falte una función. Es por una serie de facturas que volvió a empezar en el 1, un catálogo de productos que no coincide con el de la tienda online o un banco que nadie concilia.
Nada de eso es difícil de evitar. Solo hay que hacerlo en el orden correcto. Este es el que seguimos nosotros.
¿Qué tienes que decidir antes de la primera factura?
Holded te deja enviar una factura cinco minutos después de darte de alta. No lo hagas. Hay unas cuantas decisiones que cuestan poco el primer día y mucho cuando ya has emitido cincuenta documentos.
Tus series de facturación. La normativa española de facturación exige que la numeración dentro de cada serie sea correlativa, y las facturas rectificativas tienen que ir en una serie propia. Decide ahora si necesitas series separadas, por ejemplo por tienda o por tipo de actividad, y desde qué número sigue cada una. Si este año ya has facturado con otro programa, la serie nueva tiene que continuar la anterior o empezar una nueva de forma clara. Nunca puede volver a empezar sin más.
Tu configuración fiscal. Tipos de IVA, cualquier régimen especial y la retención de IRPF si eres profesional y facturas con retención. Acuérdalo con tu gestor antes de configurarlo, no después.
Qué papel tiene tu gestor en el sistema. Si tu gestor va a trabajar directamente en Holded, dale su propio usuario desde el principio. Si va a seguir con su propio programa, acordad qué necesita de ti y cada cuánto. Esa conversación decide la mitad de la configuración.
Plantillas y condiciones de pago. Tu logo, el pie legal, tus datos bancarios y tus condiciones de pago habituales. Es aburrido, pero va en cada factura.
Verifactu. Holded afirma que su facturación está adaptada a Verifactu, que envía los registros a la Agencia Tributaria y que genera el código QR de forma automática. En las cuentas que configuramos, el estado de cada factura (enviada, pendiente o el error que la ha frenado) aparece junto al documento. Esa es la parte del programa. Qué fecha te toca, y si tu negocio está obligado o no, es otra pregunta. La propia página de Verifactu de Holded da octubre de 2028 como fecha; ese es el aplazamiento anunciado, todavía no es ley. Lo explicamos en un artículo aparte.
¿En qué orden pasas los datos?
Holded importa casi todo desde plantillas de Excel y su propio centro de ayuda indica un orden. Lo seguimos, porque Holded enlaza unos registros con otros y una importación en el orden equivocado deja cabos sueltos:
- Plan contable
- Contactos, con el NIF o CIF rellenado
- Productos, con el SKU rellenado
- Documentos de venta, primero las facturas
- Gastos, primero las facturas de compra
- Inmovilizado
- Asientos contables
- Empleados
- Oportunidades del CRM
- Proyectos
Dos reglas del mismo artículo de ayuda ahorran muchos disgustos. Descarga la plantilla desde el menú de importación y no cambies el nombre de ninguna columna, no la borres ni la muevas, porque si no Holded no puede leer el archivo. Los campos vacíos no son problema. Y las importaciones tardan unos minutos, así que comprueba el resultado antes de importar el siguiente archivo.
¿Cuánto histórico te traes?
Es la pregunta que nadie se hace hasta que la importación va por la mitad. No hace falta traerlo todo. En la mayoría de pequeñas empresas elegimos una fecha de corte, normalmente el inicio de un trimestre o de un año, y traemos:
- todos los contactos y productos activos
- las facturas pendientes, tanto lo que te deben como lo que debes
- los saldos de apertura, acordados con tu gestor
Las facturas antiguas se quedan en el sistema anterior o en una exportación de archivo. Decidas lo que decidas, hazlo con tu gestor, porque es quien tiene que cuadrar el año.
Limpia antes de importar
Clientes duplicados, el mismo proveedor escrito de tres maneras, productos sin SKU. Si importas un desorden en Holded, tienes un desorden más rápido. Un día de limpieza en una hoja de cálculo es el día mejor invertido de todo el proyecto.
¿Cómo conectas la tienda online?
Holded tiene conectores propios para las plataformas de tienda más habituales. Su página de integraciones los describe así:
- Shopify: sincroniza productos, pedidos y clientes.
- WooCommerce: sincroniza datos de producto, niveles de stock y almacenes.
- PrestaShop: conecta una o varias tiendas. El centro de ayuda de Holded explica que funciona con un plugin de Holded instalado en PrestaShop y una clave API de Holded, que el plugin no está en el directorio de módulos de PrestaShop, así que actualizarlo implica reinstalarlo, y que las integraciones nuevas empiezan en modo borrador.
- También aparecen Wix y Amazon.
Sea cual sea la plataforma, el SKU es lo que une un producto de la tienda con un producto de Holded. Si tu tienda y tu archivo de importación no comparten los mismos SKU, la sincronización crea duplicados o pierde stock. Por eso los productos van antes que la conexión con la tienda, y por eso revisamos la lista de SKU línea a línea.
Prueba con pedidos reales antes de activarlo. Haz unos cuantos pedidos en la tienda real con un descuento, un gasto de envío y una devolución, y comprueba qué llega a Holded: el cliente, el impuesto, la serie, el stock. Lleva una hora y detecta casi todo lo que falla después.
Cuando el sistema por el que pasan tus ventas no está entre las integraciones de Holded, ya sea un sistema de reservas, una caja registradora o una plataforma a medida, Holded tiene una API REST y webhooks. Esa es la parte que construimos nosotros para nuestros clientes, para que nadie tenga que volver a teclear un pedido.
¿Dónde encajan los cobros y el banco?
Son dos cosas distintas que se suelen confundir.
Cobrar. Holded incluye Stripe (tus clientes pagan las facturas desde el portal del cliente), PayPal, Square y GoCardless para domiciliaciones recurrentes. Conecta la que ya uses. Si vendes suscripciones o cuotas mensuales, la domiciliación te ahorra ir detrás de los pagos.
Saber que has cobrado. Eso es la conciliación bancaria. Los movimientos de tu banco entran en Holded y se casan con la factura a la que corresponden. Holded incluye Revolut Business como conexión directa. Configúralo la primera semana y concilia cada semana. Un trimestre de movimientos sin conciliar es, de lejos, lo que más nos encontramos cuando cogemos una cuenta.
¿Cuándo entra el CRM?
Al final, a propósito. El CRM solo sirve cuando los contactos y los productos están limpios, porque una oportunidad es un contacto más lo que le vendes.
Empieza en pequeño. Un solo embudo de ventas con las fases que usas de verdad, no las ocho que propone una plantilla. Si tienes oportunidades abiertas, impórtalas ahí. Si los contactos te llegan por la web, conecta el formulario para que entren como contactos y no como correos que alguien reenvía. Holded incluye Zapier para los casos en los que no hay conexión directa.
¿Qué errores arreglamos más a menudo?
- Una serie de facturas que vuelve a empezar. Alguien hizo pruebas con una serie real, borró las facturas de prueba y volvió a empezar en el 1. Usa una serie de pruebas o, mejor aún, no hagas pruebas en el entorno real.
- Productos sin SKU. Todo funciona hasta que se conecta la tienda.
- El gestor se entera el último. Recibe una exportación en abril y ninguna cuenta coincide con las suyas. Cuenta con él desde el primer día.
- Todo a la vez. Facturación, inventario, CRM, proyectos y nóminas en la misma semana. Nadie aprende nada bien. Primero la facturación y el banco, y el resto cuando eso ya sea rutina.
- Sin responsable. Alguien en la empresa tiene que hacerse cargo de Holded: quién tiene acceso, qué serie se usa, cuándo se concilia. Sin una persona al frente, todo se va desviando.
Un primer mes realista
- Series, impuestos y plantillas acordados con tu gestor
- Contactos y productos limpios e importados, con NIF y SKU
- Facturas pendientes y saldos de apertura dentro
- Banco conectado y conciliado cada semana
- Tienda conectada y probada con pedidos reales
- Enlaces de pago en las facturas
- Una persona responsable de la configuración
- El CRM, después de todo lo anterior
Si te quedas con una sola cosa
- Decide las series, los impuestos y el papel del gestor antes de la primera factura.
- Importa en el orden de Holded y limpia los datos antes.
- El SKU es lo que conecta tu tienda. Déjalo bien antes de activar la sincronización.
Si prefieres que esto lo haga otro, es lo que hacemos como Solution Partner de Holded: configuración, migración, integraciones y formación, a un precio cerrado que acordamos antes de empezar. Reserva la llamada y te decimos qué necesita tu configuración.
Fuentes
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, art. 6 (BOE)
- Centro de ayuda de Holded: orden de importación recomendado y reglas de las plantillas (en inglés)
- Centro de ayuda de Holded: importar tus contactos (en inglés)
- Centro de ayuda de Holded: cómo integrar PrestaShop con Holded (plugin, clave API, modo borrador) (en inglés)
- Centro de ayuda de Holded: preguntas frecuentes sobre la sincronización con PrestaShop (en inglés)
- Holded: integraciones (en inglés)
- Centro de ayuda de Holded: qué es Stripe y cómo integrarlo con Holded (en inglés)
- Holded: programa de facturación Verifactu
Construye webs y los sistemas que hay detrás para pequeños negocios de España y los Países Bajos. Deja por escrito lo que los clientes preguntan dos veces.
