Als officiële Solution Partner richten we Holded in voor kleine bedrijven in Spanje. Bedrijven die het zelf hebben opgezet, bellen ons zelden over een functie die ontbreekt. Ze bellen over een factuurreeks die opnieuw bij 1 begon, een productcatalogus die niet klopt met de webshop of een bankkoppeling die niemand aflettert.
Niets daarvan is moeilijk te voorkomen. Het moet alleen in de goede volgorde gebeuren. Dit is de volgorde die wij aanhouden.
Wat beslis je voor de eerste factuur?
Holded laat je vijf minuten na je aanmelding al een factuur versturen. Doe dat niet. Een paar beslissingen zijn op dag één zo genomen en lastig terug te draaien als je eenmaal vijftig documenten hebt uitgegeven.
Je factuurreeksen. Volgens de Spaanse factuurregels moet de nummering binnen elke reeks doorlopend zijn, en creditfacturen (facturas rectificativas, de Spaanse correctiefacturen) moeten een eigen reeks hebben. Bepaal nu of je aparte reeksen nodig hebt, bijvoorbeeld per winkel of per soort activiteit, en vanaf welk nummer elke reeks verdergaat. Heb je dit jaar al gefactureerd in een ander programma, dan sluit de nieuwe reeks aan op de oude of begint hij duidelijk als nieuwe reeks. Hij mag nooit stilletjes opnieuw beginnen.
Je btw-instellingen. Btw-tarieven, een eventuele bijzondere regeling, en de IRPF-inhouding als je als zelfstandige factureert met retención. Spreek dit af met je gestor (de Spaanse boekhouder en belastingadviseur) voordat je het instelt, niet erna.
Welke plek je gestor in het systeem krijgt. Gaat je gestor rechtstreeks in Holded werken, geef hem of haar dan vanaf het begin een eigen gebruiker. Blijft je gestor in eigen software werken, spreek dan af wat hij van je nodig heeft en hoe vaak. Dat gesprek bepaalt de helft van je inrichting.
Sjablonen en betalingstermijnen. Je logo, je wettelijke voettekst, je bankgegevens, je standaard betalingstermijn. Saai, maar elke factuur draagt ze mee.
Verifactu. Holded zegt dat zijn facturatie is aangepast aan Verifactu en dat het de registraties automatisch naar de Agencia Tributaria (de Spaanse belastingdienst) stuurt en de QR-code aanmaakt. In de omgevingen die wij inrichten, staat de status van elke factuur (verzonden, in afwachting of de fout waardoor hij is tegengehouden) naast het document. Dat is de kant van de software. Welke datum voor jou geldt en of je bedrijf er überhaupt onder valt, is een andere vraag. Op de eigen Verifactu-pagina van Holded staat oktober 2028 als datum; dat is het aangekondigde uitstel, nog geen wet. We schreven er een apart artikel over.
In welke volgorde zet je je gegevens over?
Holded importeert het meeste uit Excel-sjablonen, en het eigen helpcentrum geeft een volgorde. Die volgen we, want Holded koppelt records aan elkaar en een import in de verkeerde volgorde laat losse eindjes achter:
- Rekeningschema
- Contacten, met het fiscale nummer (NIF/CIF) ingevuld
- Producten, met de SKU ingevuld
- Verkoopdocumenten, eerst de facturen
- Uitgaven, eerst de inkoopfacturen
- Vaste activa
- Journaalposten
- Medewerkers
- Verkoopkansen in het CRM
- Projecten
Twee regels uit hetzelfde helpartikel schelen veel ellende. Download het sjabloon via het importmenu en verander, verwijder of verplaats geen kolom, anders kan Holded het bestand niet lezen. Lege velden zijn geen probleem. En een import duurt een paar minuten, dus controleer het resultaat voordat je het volgende bestand importeert.
Hoeveel geschiedenis neem je mee?
Die vraag stelt niemand tot de import half klaar is. Je hoeft niet alles mee te nemen. Voor de meeste kleine bedrijven kiezen we een overstapdatum, meestal het begin van een kwartaal of een jaar, en nemen we mee:
- alle actieve contacten en producten
- openstaande facturen, zowel wat je nog krijgt als wat je nog moet betalen
- beginsaldi, afgestemd met je gestor
Oudere facturen blijven in het oude systeem of gaan mee als archiefexport. Wat je ook kiest, kies het samen met je gestor, want die moet het jaar sluitend krijgen.
Eerst opschonen, dan importeren
Dubbele klanten, drie schrijfwijzen van dezelfde leverancier, producten zonder SKU. Wie een rommeltje in Holded importeert, krijgt een sneller rommeltje. Een dag opschonen in een spreadsheet is de best bestede dag van het hele project.
Hoe koppel je de webshop?
Holded heeft standaardkoppelingen met de bekende webshopplatforms. Op de integratiepagina beschrijft Holded ze zo:
- Shopify: synchroniseert producten, bestellingen en klanten.
- WooCommerce: synchroniseert productgegevens, voorraad en magazijnen.
- PrestaShop: koppelt een of meer winkels. Het helpcentrum van Holded legt uit dat dit loopt via een Holded-plugin in PrestaShop en een API-sleutel van Holded, dat de plugin niet in de moduledirectory van PrestaShop staat zodat je hem voor een update opnieuw moet installeren, en dat nieuwe koppelingen in conceptmodus starten.
- Wix en Amazon staan er ook bij.
Welk platform je ook gebruikt, de SKU verbindt een product in de webshop met een product in Holded. Hebben je webshop en je importbestand niet dezelfde SKU's, dan maakt de synchronisatie dubbele producten aan of mist hij voorraad. Daarom komen de producten voor de webshopkoppeling, en daarom lopen we de SKU-lijst regel voor regel na.
Test met echte bestellingen voordat je hem aanzet. Plaats een paar bestellingen in de live webshop, met een korting, verzendkosten en een terugbetaling, en kijk wat er in Holded binnenkomt: de klant, de btw, de reeks, de voorraad. Het kost een uur en vangt het meeste af van wat later misgaat.
Loopt je verkoop via een systeem dat Holded niet standaard koppelt, zoals een reserveringssysteem, een kassa of een eigen platform, dan heeft Holded een REST-API en webhooks. Dat deel bouwen we zelf voor klanten, zodat niemand een bestelling hoeft over te typen.
Hoe passen betalingen en de bank erin?
Twee verschillende dingen die vaak door elkaar lopen.
Betaald krijgen. Holded noemt Stripe (klanten betalen facturen via het klantportaal), PayPal, Square en GoCardless voor terugkerende incasso's. Koppel wat je al gebruikt. Verkoop je abonnementen of vaste maandbedragen, dan bespaart een incasso je het achter betalingen aan zitten.
Weten dat je betaald bent. Dat is afletteren. Je bankmutaties komen in Holded binnen en worden gekoppeld aan de factuur waar ze bij horen. Holded noemt Revolut Business als rechtstreekse koppeling. Zet dit in de eerste week op en letter wekelijks af. Een kwartaal aan niet-afgeletterde mutaties is wat we verreweg het vaakst aantreffen als we een administratie overnemen.
Waar komt het CRM in beeld?
Als laatste, en met opzet. Het CRM heeft pas zin als contacten en producten op orde zijn, want een deal is een contact plus wat je diegene verkoopt.
Begin klein. Eén verkooptrechter met de fases die je echt gebruikt, niet de acht die een sjabloon voorstelt. Importeer je openstaande verkoopkansen als je die hebt. Komen er aanvragen binnen via je website, koppel dan het formulier zodat ze als contact binnenkomen in plaats van als mail die iemand doorstuurt. Holded noemt Zapier voor gevallen waarin er geen rechtstreekse koppeling is.
Welke fouten herstellen we het vaakst?
- Een factuurreeks die opnieuw begon. Iemand testte met een echte reeks, verwijderde de testfacturen en begon weer bij 1. Gebruik een testreeks, of beter nog: test niet in je echte administratie.
- Producten zonder SKU. Alles werkt, tot de webshop gekoppeld wordt.
- De gestor hoort het als laatste. In april krijgt hij een export en geen enkele rekening klopt met de zijne. Betrek je gestor vanaf dag één.
- Alles tegelijk. Facturatie, voorraad, CRM, projecten en salarisadministratie in dezelfde week. Niemand leert iets goed. Eerst facturatie en de bank, de rest als dat routine is.
- Geen eigenaar. Iemand in het bedrijf moet eigenaar van Holded zijn: wie krijgt toegang, welke reeks gebruik je, wanneer letter je af. Zonder één verantwoordelijke loopt het uit de hand.
Een realistische eerste maand
- Reeksen, btw en sjablonen afgestemd met je gestor
- Contacten en producten opgeschoond en geïmporteerd, met NIF en SKU
- Openstaande facturen en beginsaldi ingevoerd
- Bank gekoppeld en wekelijks afgeletterd
- Webshop gekoppeld en getest met echte bestellingen
- Betaallinks op de facturen
- Eén persoon die eigenaar is van de inrichting
- Het CRM pas na al het bovenstaande
Als je één ding onthoudt
- Leg reeksen, btw en de rol van je gestor vast voor de eerste factuur.
- Importeer in de volgorde van Holded en schoon je gegevens eerst op.
- De SKU verbindt je webshop. Zorg dat die klopt voordat je de synchronisatie aanzet.
Laat je dit liever aan iemand anders over: dit is wat we doen als Holded Solution Partner. Inrichting, overzetten van gegevens, koppelingen en training, voor een vaste prijs die we vooraf afspreken. Plan het gesprek en we vertellen je wat jouw inrichting nodig heeft.
Bronnen
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación, art. 6 (BOE), Spaanse factuurregels (in het Spaans)
- Helpcentrum Holded: aanbevolen importvolgorde en regels voor sjablonen (Engels)
- Helpcentrum Holded: je contacten importeren (Engels)
- Helpcentrum Holded: PrestaShop koppelen aan Holded (plugin, API-sleutel, conceptmodus) (Engels)
- Helpcentrum Holded: veelgestelde vragen over synchronisatie met PrestaShop (Engels)
- Holded: integraties (Engels)
- Helpcentrum Holded: wat Stripe is en hoe je het aan Holded koppelt (Engels)
- Holded: factuursoftware voor Verifactu (in het Spaans)
Bouwt websites en de systemen erachter voor kleine bedrijven in Spanje en Nederland. Schrijft op wat klanten twee keer vragen.
