De situatie
Biobizz begon in 1992 in Nederland en heeft nu kantoor in Spanje. De producten reizen verder dan het bedrijf: de meeste winkels die ze verkopen worden bediend via distributeurs, verspreid over tientallen landen. De oude website was een WordPress-site. Binnen het bedrijf werd gewerkt met spreadsheets en Word-sjablonen voor overeenkomsten.
De opdracht was voor alles dezelfde: het werk eenvoudiger maken voor wie het doet, en wat de buitenwereld ziet net zo goed maken als het product.
De website
Een merksite die uitleg geeft. Telers komen binnen via zoekmachines en hun telefoon, vaak in de tuin of in de kweekruimte. De site is daarop gebouwd: eerst de producten, de doseerschema's en de teeltgidsen, in gewone taal, en de winkelzoeker één klik verderop.
Zeven versies voor zeven markten. Brits Engels, Amerikaans Engels, Duits, Spaans, Frans, Italiaans en Portugees. Elke markt krijgt teksten die erbij passen, en elke pagina wijst zoekmachines naar het equivalent in de andere versies.
Overal een winkel vinden. Een kaart van de winkels die Biobizz verkopen, gegroepeerd per land en in te zoomen. Een teler in Finland en een in Chili krijgen de winkel die het dichtst bij is.
Gidsen en blog. In het technische gedeelte staan doseerschema's, certificeringsgidsen en productinformatie. Het marketingteam publiceert artikelen en reviews zelf, ingedeeld in categorieën, in dezelfde editor als de rest van de site.
Snel, en dat blijft zo. De pagina's laden vlot op een telefoon, de afbeeldingen zijn gecomprimeerd in moderne formaten en de site haalt 94 van de 100 in Googles snelheidstest voor mobiel.
De tools erachter
Naast de website bouwden we twee interne tools die hetzelfde uiterlijk en dezelfde manier van inloggen delen: je vult je werkmailadres in en krijgt een code van zes cijfers, geen wachtwoorden om kwijt te raken. Ze zijn in het Engels en, waar het ertoe doet, in het Spaans.
Expense Hub
Van bonnetje tot betaling.
Begin met een foto of pdf. De medewerker uploadt een bon of factuur, geeft aan waarvoor het was en stuurt hem door.
De juiste persoon keurt goed. Eerst kijkt de manager, dan de financiële afdeling. Totalen worden altijd opnieuw uit de regels berekend, dus een verkeerde som glipt er niet doorheen.
Kilometers per land. Kilometers worden gedeclareerd met het tarief van het land waar ze bij horen, ook in het Verenigd Koninkrijk, waar de eenheid de mijl is. De route zit erbij.
Klaar voor betaling. Finance krijgt een betaalbatch, als checklist of als bankbestand, en de onkosten gaan naar het boekhoudsysteem. De tool verplaatst zelf nooit geld.
Agreement Hub
Voor contracten en geheimhoudingsovereenkomsten, in plaats van Word-bestanden per mail.
Vergrendelde sjablonen. Een beheerder publiceert een versie van een sjabloon. Wie een overeenkomst nodig heeft vult een kort formulier in met live voorbeeld en kan de clausules niet aanpassen.
Ondertekenen op volgorde. Elke partij tekent om de beurt. De afgeronde pdf krijgt een certificaat met wie wanneer heeft getekend, en achteraf is te controleren dat het bestand niet is gewijzigd. Alles wat er met een document gebeurt, komt in een logboek.
Meerdere partijen en entiteiten. Eén geheimhoudingsovereenkomst kan meer dan twee partijen omvatten en elk van de Biobizz-bedrijven.
Wat er veranderde
Onkosten blijven niet meer in iemands inbox liggen. Overeenkomsten hebben één route van aanvraag tot handtekening, en wie tekent ziet waar het staat. En de website legt het product uit in de taal van de bezoeker en laat zien waar je het koopt.
Wat we blijven doen
De tools groeien mee met het team: deze maand een extra entiteit in de onkostentool. De website krijgt nieuwe gidsen, categorieën en winkels. Beveiligingsupdates gaan overal tegelijk op, het inloggen is beschermd tegen herhaalde pogingen, en hosting, back-ups en monitoring blijven bij ons.
Bekijk de sitebiobizz.com
