De situatie
Een vakantieappartement lijkt simpel, tot de mails beginnen. Een gast vraagt data aan, de eigenaren kijken in de agenda, rekenen de prijs uit per seizoen, schrijven een offerte, wachten op antwoord, sturen betaalgegevens en moeten later nog de gegevens verzamelen die elke gast moet doorgeven voor het Spaanse reizigersregister. De gasten schrijven in het Nederlands, Frans, Duits of Engels, dus elk bericht moet ook nog in de juiste taal.
De website
Eén site in vier talen. Nederlands, Frans, Duits en Engels, elk met een eigen adres, zodat Google de juiste taal aan de juiste gast laat zien. Het adres bepaalt de taal, niet de browser.
Het appartement, ruimte voor ruimte. Plattegrond, foto's, de terrassen, het resort en de omgeving, met bovenaan elke pagina de temperatuur van dit moment.
Een agenda die altijd klopt. De gast ziet welke data bezet zijn en klikt zijn aankomst- en vertrekdatum aan. De eigenaren blokkeren data in hun eigen scherm en het formulier weigert een periode die overlapt met een geblokkeerde.
Lang verblijf. Er is geen minimum aantal nachten. Vanaf 16 nachten geldt het hele jaar een apart tarief voor lang verblijf, en dat staat zowel op de site als in de offerte.
Van aanvraag tot boeking
Achter de site zit een klein beheerscherm dat de eigenaren elke dag gebruiken. De stappen zijn voor elke gast hetzelfde.
Er komt een aanvraag binnen. De eigenaren krijgen een melding per mail, de gast een bevestiging in zijn eigen taal. Er is nog niets gereserveerd.
De offerte wordt berekend. Nachten, seizoen, schoonmaak en linnengoed volgen uit de eigen tarieven van de eigenaren. Elk bedrag kunnen ze aanpassen voordat de offerte weggaat.
De gast accepteert met één klik. De offerte gaat als pdf met een accepteerknop. De gevraagde data zijn 24 uur vastgehouden. Reageert de gast niet op tijd, dan komen de data vanzelf weer vrij.
De factuur en de betaalgegevens volgen. Bij accepteren ontstaat een genummerde factuur en gaan de betaalinstructies uit: eerst een aanbetaling, de rest vóór aankomst.
De eigenaren vinken betalingen af. De bank is niet gekoppeld, dus de eigenaren markeren een aanbetaling of het hele bedrag als ontvangen. De gast krijgt een bevestiging in zijn eigen taal. Een stap die twee weken voor aankomst nog openstaat, kleurt rood.
Gastregistratie. De gast krijgt een link en vult de reizigersgegevens zelf in vóór aankomst. De eigenaren zien wanneer dat klaar is en nemen de gegevens over in het officiële register.
Een handleiding voor de eigenaren legt elke stap in gewone taal uit.
Gevonden door de juiste gasten
Elke pagina heeft een eigen titel, beschrijving en verwijzing naar de andere talen, er is een sitemap en de statistieken laden pas nadat de bezoeker cookies heeft geaccepteerd. Formulieren hebben een limiet per bezoeker, zodat ze niet overspoeld kunnen worden.
Wat er veranderd is
Een aanvraag zet geen reeks met de hand geschreven mails meer in gang. De eigenaren zien op één scherm wat vandaag moet gebeuren, gasten krijgen antwoord in hun eigen taal, en de factuur, de betaalbevestiging en de registratielink hangen niet meer af van iemand die eraan moet denken.
Wat we blijven doen
Het boekingsproces krijgt kleine verbeteringen als de eigenaren ergens tegenaan lopen, zoals het tarief voor lang verblijf en het afvinken van betalingen. Hosting en onderhoud en het beheerscherm vallen onder dezelfde afspraak.
Bekijk de sitecasapollo.com
