La situación
Un apartamento vacacional parece sencillo hasta que empiezan los correos. Un huésped pide unas fechas, los propietarios miran el calendario, calculan el precio según la temporada, escriben un presupuesto, esperan respuesta, envían los datos de pago y, más tarde, tienen que reunir los datos que todo huésped debe facilitar para el registro de viajeros. Los huéspedes escriben en neerlandés, francés, alemán o inglés, así que cada mensaje tiene que estar además en el idioma correcto.
La web
Una web en cuatro idiomas. Neerlandés, francés, alemán e inglés, cada uno con su propia dirección, para que Google muestre el idioma correcto al huésped correcto. Decide la dirección, no el navegador.
El apartamento, estancia por estancia. Plano, fotos, las terrazas, la urbanización y los alrededores, con la temperatura actual en la parte superior de cada página.
Un calendario siempre al día. El huésped ve qué fechas están ocupadas y pulsa su fecha de llegada y de salida. Los propietarios bloquean fechas desde su propia pantalla y el formulario rechaza un periodo que se solape con uno bloqueado.
Estancias largas. No hay mínimo de noches. A partir de 16 noches se aplica una tarifa de larga estancia todo el año, y la web y los presupuestos lo indican.
De la solicitud a la reserva
Detrás de la web hay un pequeño panel de gestión que los propietarios usan a diario. Los pasos son los mismos para todos los huéspedes.
Llega una solicitud. Los propietarios reciben un aviso por correo y el huésped una confirmación en su idioma. Todavía no se reserva nada.
Se calcula el presupuesto. Noches, temporada, limpieza y ropa de cama salen de las tarifas de los propietarios. Pueden cambiar cualquier importe antes de enviarlo.
El huésped acepta con un clic. El presupuesto sale en PDF con un botón de aceptar. Las fechas quedan retenidas 24 horas. Si el huésped no responde a tiempo, las fechas se liberan solas.
Siguen la factura y los datos de pago. Al aceptar se crea una factura numerada y se envían las instrucciones de pago: primero un anticipo y el resto antes de la llegada.
Los propietarios marcan los pagos. El banco no está conectado, así que los propietarios marcan como recibido el anticipo o el importe completo. El huésped recibe una confirmación en su idioma. Un paso que sigue abierto dos semanas antes de la llegada se pone en rojo.
Registro de huéspedes. El huésped recibe un enlace y rellena él mismo los datos de viajero antes de llegar. Los propietarios ven cuándo está hecho y pasan los datos al registro oficial.
Un manual para los propietarios explica cada paso en lenguaje sencillo.
Que lo encuentren los huéspedes adecuados
Cada página tiene su título, su descripción y el enlace a los otros idiomas, hay un mapa del sitio, y las estadísticas solo se cargan cuando el visitante acepta las cookies. Los formularios tienen un límite por visitante para que no se puedan saturar.
Qué cambió para ellos
Una solicitud ya no abre una cadena de correos escritos a mano. Los propietarios ven lo que toca hacer hoy en una sola pantalla, los huéspedes reciben respuesta en su idioma, y la factura, el aviso de pago y el enlace de registro ya no dependen de que alguien se acuerde.
Lo que seguimos haciendo
El flujo de reservas recibe pequeñas mejoras cuando los propietarios se topan con algo, como la tarifa de larga estancia o el marcado de pagos. Hosting y mantenimiento y el panel de gestión forman parte del mismo acuerdo.
Ver la webcasapollo.com
